Ngày 05/3/2020, Chính phủ đã ban hành Nghị định số 30/2020/NĐ-CP về công tác văn thư (sau đây gọi tắt là Nghị định 30) thay thế Nghị định số 110/2004/NĐ-CP ngày 08/4/2004 về công tác văn thư và Nghị định số 09/2010/NĐ-CP ngày 08/02/2010 sửa đổi một số điều của Nghị định 110/2004/NĐ-CP.
Ngày 16/4/2020, Bộ Nội vụ ban hành Thông tư số 01/2020/TT-BNV về việc bãi bỏ một số văn bản quy phạm pháp luật do Bộ trưởng Bộ Nội vụ ban hành, cụ thể bãi bỏ 3 văn bản:
- Thông tư số 01/2011/TT-BNV ngày 19 tháng 01 năm 2011 của Bộ Nội vụ hướng dẫn thể thức và kỹ thuật trình bày văn bản hành chính;
- Thông tư số 07/2012/TT-BNV ngày 22 tháng 11 năm 2012 của Bộ Nội vụ hướng dẫn quản lý văn bản, lập hồ sơ và nộp lưu hồ sơ, tài liệu vào Lưu trữ cơ quan;
- Thông tư số 01/2019/TT-BNV ngày 24 tháng 01 năm 2019 của Bộ Nội vụ quy định quy trình trao đổi, lưu trữ, xử lý tài liệu điện tử trong công tác văn thư, các chức năng cơ bản của Hệ thống quản lý tài liệu điện tử trong quá trình xử lý công việc của các cơ quan, tổ chức.
Theo đó, Nghị định 30 là sự thay thế hoàn toàn cho các quy định về công tác văn thư, lưu trữ ở cấp độ Chính phủ quy định. Một số điểm mới bao gồm:
I. VỀ CÔNG TÁC SOẠN THẢO, BAN HÀNH VĂN BẢN HÀNH CHÍNH
1. Về các loại văn bản hành chính
Nghị định 30 quy định có 29 loại văn bản hành chính gồm: Nghị quyết (cá biệt), quyết định (cá biệt), chỉ thị, quy chế, quy định, thông cáo, thông báo, hướng dẫn, chương trình, kế hoạch, phương án, đề án, dự án, báo cáo, biên bản, tờ trình, hợp đồng, công văn, công điện, bản ghi nhớ, bản thỏa thuận, giấy uỷ quyền, giấy mời, giấy giới thiệu, giấy nghỉ phép, phiếu gửi, phiếu chuyển, phiếu báo, thư công. Như vậy, so với Nghị định số 09/2010/NĐ-CP thì Nghị định 30 bỏ 04 loại văn bản là: Bản cam kết; Giấy đi đường; Giấy chứng nhận; Giấy biên nhận hồ sơ và bổ sung 01 loại văn bản là Phiếu báo. Do đó, các biểu mẫu như: Bản cam kết; Giấy đi đường; Giấy chứng nhận; Giấy biên nhận hồ sơ không có mẫu riêng, lấy tạm theo Thông tư số 01/2011/TT-BNV.
2. Về thể thức và kỹ thuật trình bày văn bản hành chính
Trước khi có Nghị định 30, thể thức và kỹ thuật trình bày văn bản hành chính được thực hiện theo quy định tại Nghị định số 110/2004/NĐ-CP, Nghị định số 09/2010/NĐ-CP, Thông tư số 01/2011/TT-BNV và Thông tư số 01/2019/TT-BNV. So với quy định, hướng dẫn của các văn bản trên, quy định về thể thức và kỹ thuật trình bày văn bản hành chỉnh của Nghị định 30 có những điểm mới đáng chú ý như sau:
Một là, bắt buộc dùng phông chữ Times New Roman. Nếu như trước đây phông chữ sử dụng để trình bày văn bản trên máy vi tính là phông chữ tiếng Việt của bộ mã ký tự Unicode theo Tiêu chuẩn Việt Nam TCVN 6909:2001 thì hiện nay đã quy định cụ thể phông chữ phải là phông chữ tiếng Việt Times New Roman, bộ mã ký tự Unicode theo Tiêu chuẩn Việt Nam TCVN 6909:2001.
Hai là, chỉ sử dụng khổ giấy A4 cho tất cả các loại văn bản. Thay vì dược phép trình bày văn bản hành chính trên khổ giấy A4 hoặc A5 (đối với giấy giới thiệu, giấy biên nhận hồ sơ, phiếu gửi, phiếu chuyển) thì hiện nay, tất cả các loại văn bản hành chính đều chỉ sử dụng chung khổ giấy A4 (210mm x 297mm). Văn bản được trình bày theo chiều dài của khổ A4, trường hợp văn bản có các bảng, biểu nhưng không được làm thành Phụ lục riêng thì có thể được trình bày theo chiều rộng.
Ba là, đối với tên cơ quan, tổ chức ban hành văn bản, so với hướng dẫn của Thông tư số 01/2011/TT-BNV, Nghị định 30 quy định cụ thể hơn về tên cơ quan, tổ chức chủ quản trực tiếp ở địa phương, đó là: “Tên cơ quan, tổ chức chủ quản trực tiếp ở địa phương có thêm tên tỉnh, thành phố trực thuộc trung ương hoặc huyện, quận, thị xã, thành phố thuộc tỉnh, thành phố thuộc thành phố trực thuộc trung ương hoặc xã, phường, thị trấn nơi cơ quan, tổ chức ban hành văn bản đóng trụ sở”.
Bốn là, đối với cỡ chữ của tên loại văn bản, trước đây theo Thông tư số 01/2011/TT-BNV, tên loại văn bản hành chính chỉ được thực hiện bởi duy nhất 01 cỡ chữ là 14. Nghị định 30 quy định việc trình bày tên loại văn bản hành chính có thể là cỡ chữ 13 hoặc 14.
Năm là, đối với việc trình bày căn cứ ban hành văn bản hành chính, Thông tư số 01/2011/TT-BNV hướng dẫn là chữ in thường, kiểu chữ đứng; căn cứ cuối cùng kết thúc bằng dấu “phẩy”, Nghị định 30 quy định là chữ in thường, kiểu chữ nghiêng; căn cứ cuối cùng kết thúc bằng dấu “chấm”. Do đó, các đơn vị khi soạn thảo Quyết định (cá biệt) cần chú ý quy định này.
Sáu là, Nghị định 30 có quy định thể thức và kỹ thuật trình bày đối với “tiểu mục” mà trước đây không có văn bản nào quy định, hướng dẫn, cụ thể là: “Tiểu mục và số thứ tự của tiểu mục được trình bày trên một dòng riêng, canh giữa, bằng chữ in thường, cỡ chữ 13 đến 14, kiểu chữ đứng, đậm”.
Bảy là, về vị trí đánh số trang của văn bản hành chính, Thông tư số 01/2011/TT-BNV hướng dẫn đánh tại góc phải ở cuối trang giấy, Nghị định 30 quy định đánh số trang văn bản: được đặt canh giữa theo chiều ngang trong phần lề trên của văn bản; được đánh từ số 1, bằng chữ số Ả-rập, cỡ chữ 13 đến 14, kiểu chữ đứng và cũng không hiển thị số trang thứ nhất.
Tám là, về chữ ký số của cơ quan, tổ chức, trước đây, theo Thông tư số 01/2019/TT-BNV thì hình ảnh, thông tin chữ ký số của cơ quan, tổ chức ở văn bản chính, văn bản kèm theo không cùng tệp tin với văn bản điện tử và ở văn bản số hóa là giống nhau, đều là: “Hình ảnh: Dấu của cơ quan, tổ chức số hóa văn bản, màu đỏ, kích thước bằng kích thước thực tế của dấu, định dạng Portable Network Graphics (.png). Thông tin: Tên cơ quan, tổ chức, thời gian ký (ngày, tháng, năm; giờ, phút, giây; múi giờ Việt Nam theo Tiêu chuẩn ISO 8601)”. Nghị định 30 quy định hình ảnh, thông tin chữ ký số của cơ quan, tổ chức ở các vị trí nêu trên là khác nhau, cụ thể là:
Đối với văn bản chính, chữ ký số của cơ quan, tổ chức “là hình ảnh dấu của cơ quan, tổ chức ban hành văn bản trên văn bản, màu đỏ, kích thước bằng kích thước thực tế của dấu, định dạng (.png) nền trong suốt, trùm lên khoảng 1/3 hình ảnh chữ ký số của người có thẩm quyền về bên trái”.
Đối với văn bản kèm theo không cùng tệp tin với văn bản điện tử: “Hình ảnh: Không hiển thị. Thông tin: Số và ký hiệu văn bản; thời gian ký (ngày tháng năm; giờ phút giây; múi giờ Việt Nam theo tiêu chuẩn ISO 8601) được trình bày bằng phông chữ Times New Roman, chữ in thường, kiểu chữ đứng, cỡ chữ 10, màu đen”.
Đối với văn bản số hóa: “Hình ảnh: Không hiển thị. Thông tin: Hình thức sao, tên cơ quan, tổ chức sao văn bản, thời gian ký (ngày tháng năm; giờ phút giây; múi giờ Việt Nam theo tiêu chuẩn ISO 8601) được trình bày bằng phông chữ Times New Roman, chữ in thường, kiểu chữ đứng, cỡ chữ 10, màu đen.”.
Chín là, đối với nơi nhận văn bản, theo hướng dẫn của Thông tư số 01/2011/TT-BNV thì chỉ có Công văn và Tờ trình là hai loại văn bản phải có nơi nhận ở phần thứ nhất (gồm từ “Kính gửi” và tên các cơ quan, tổ chức, cá nhân trực tiếp giải quyết công việc). Nghị định 30 quy định ba loại văn bản phải có nơi nhận ở phần thứ nhất bao gồm: Công văn; Tờ trình; Báo cáo. Do đó, các đơn vị khi soạn thảo Báo cáo cần chú ý quy định này.
Mười là, về thông tin chỉ dẫn kèm theo văn bản trên mỗi Phụ lục được ban hành, trước đây, không có văn bản nào quy định cụ thể việc trình bày thông tin chỉ dẫn kèm theo văn bản trên mỗi Phụ lục được ban hành mà chỉ được thể hiện ở mẫu 1.3 của Thông tư số 01/2011/TT-BNV. Nghị định 30 quy định cụ thể việc trình bày thành phần này, bao gồm: Số, ký hiệu văn bản, thời gian ban hành văn bản và tên cơ quan, tổ chức ban hành văn bản; canh giữa phía dưới tên của Phụ lục, chữ in thường, cỡ chữ 13 đến 14, kiểu chữ nghiêng, cùng phông chữ với nội dung văn bản, màu đen. Thông tin chỉ dẫn kèm theo văn bản trên mỗi Phụ lục (Kèm theo văn bản số…/…-… ngày … tháng… năm…) được ghi đầy đủ đối với văn bản giấy; đối với văn bản điện tử, không phải điền thông tin tại các vị trí này. Văn bản có từ hai Phụ lục trở lên thì các Phụ lục phải được đánh số thứ tự bằng chữ số La Mã. Số trang của Phụ lục được đánh số riêng theo từng Phụ lục.
II. VỀ CÁC QUY ĐỊNH LIÊN QUAN ĐẾN TRÁCH NHIỆM ĐỐI VỚI VĂN BẢN ĐƯỢC SOẠN THẢO VÀ KÝ, BAN HÀNH
Một là, về trách nhiệm của cá nhân được giao nhiệm vụ soạn thảo văn bản, trước đây không có văn bản nào quy định cụ thể về trách trách nhiệm của cá nhân được giao nhiệm vụ soạn thảo văn bản. Nghị định 30 quy định: “Cá nhân được giao nhiệm vụ soạn thảo văn bản chịu trách nhiệm trước người đứng đầu đơn vị và trước pháp luật về bản thảo văn bản trong phạm vi, chức trách nhiệm vụ được giao”. Như vậy, Nghị định 30 đã quy định cụ thể, rõ ràng về trách nhiệm của cá nhân được giao nhiệm vụ soạn thảo văn bản nhằm nâng cao ý thức, trách nhiệm, của người soạn thảo văn bản.
Hai là, về trách nhiệm kiểm tra thể thức, kỹ thuật trình bày văn bản trước khi ký ban hành, Nghị định số 09/2010/NĐ-CP quy định rõ trách nhiệm trên thuộc về: Chánh Văn phòng; Trưởng Phòng Hành chính ở những cơ quan, tổ chức không có Văn phòng; người được giao trách nhiệm giúp người đứng đầu cơ quan tổ chức quản lý công tác văn thư ở những cơ quan, tổ chức khác. Nghị định 30 quy định trách nhiệm trên là của: “Người được giao trách nhiệm kiểm tra thể thức, kỹ thuật trình bày văn bản”.
Ba là, về thẩm quyền ký thừa lệnh, trước đây, không có văn bản nào quy định người được ký thừa lệnh có được giao lại cho cấp phó ký thay hay không. Nghị định 30 quy định: “Người được ký thừa lệnh được giao lại cho cấp phó ký thay”.
Bốn là, về trách nhiệm đối với văn bản đã được ký ban hành, trước đây, không có văn bản nào quy định cụ thể trách nhiệm đối với văn bản đã được ký ban hành. Nghị định 30 quy định: “Người ký văn bản phải chịu trách nhiệm trước pháp luật về văn bản do mình ký ban hành. Người đứng đầu cơ quan, tổ chức phải chịu trách nhiệm trước pháp luật về toàn bộ văn bản do cơ quan, tổ chức ban hành”.
Năm là, về bút để ký văn bản giấy, Nghị định số 110/2004/NĐ-CP quy định bút dùng để ký văn bản giấy là: “Không dùng bút chì; không dùng mực đỏ hoặc các thứ mực dễ phai”. Nghị định 30 quy định là: “Dùng bút có mực màu xanh, không dùng các loại mực dễ phai”.
III. VỀ GIÁ TRỊ PHÁP LÝ CỦA VĂN BẢN ĐIỆN TỬ
Tại Điều 5 Nghị định 30 nêu rõ giá trị pháp lý của văn bản điện tử như sau: “Văn bản điện tử được ký số bởi người có thẩm quyền và ký số của cơ quan, tổ chức theo quy định của pháp luật có giá trị pháp lý như bản gốc của văn bản giấy”.
IV. QUY ĐỊNH VỀ VIẾT HOA
Nghị định 30 cũng quy định 5 nhóm trường hợp phải viết hoa như Thông tư số 01/2011/TT-BNV; tuy nhiên, đã bổ sung thêm một số trường hợp phải viết hoa trong từng nhóm như:
(1) Danh từ thuộc trường hợp đặc biệt phải viết hoa gồm: Nhân dân, Nhà nước;
(2) Trường hợp viện dẫn phần, chương, mục, tiểu mục, điều, khoản, điểm của một văn bản cụ thể thì viết hoa chữ cái đầu của phần, chương, mục, tiểu mục, điều (Thông tư số 01/2011/TT-BNV quy định viện dẫn điểm, khoản cũng viết hoa, tuy nhiên, Nghị định 30 chỉ quy định điều mới viết hoa còn điểm, khoản không viết hoa).
Phòng TCHC