MỘT SỐ GIẢI PHÁP NÂNG CAO KỸ NĂNG PHÂN LOẠI VÀ PHÂN BỔ QUỸ THỜI GIAN CHO SINH VIÊN NGÀNH QUẢN LÝ CÔNG NGHIỆP

                                                                      Nguyễn Thị Mỹ Lệ, Lê Thị Kim Tuyết

Khoa Kinh tế, trường Đại học Công nghiệp Dệt May Hà Nội

 Tóm tắt

Trên cơ sở nghiên cứu lý luận, phân tích thực trạng kỹ năng phân loại và phân bổ quỹ thời gian của sinh viên ngành Quản lý công nghiệp (QLCN) trường Đại học Công nghiệp Dệt May Hà Nội (HTU), bài viết đã đề xuất một số giải pháp nhằm nâng cao kỹ năng phân loại và phân bổ quỹ thời gian cho sinh viên ngành QLCN tại HTU. Đây là những thông tin hữu ích giúp giúp sinh viên ngành QLCN tại HTU nói riêng và sinh viên HTU nói chung chủ động hơn trong hành trang kỹ năng quản lý thời gian, góp phần đạt kết quả học tập tốt hơn, gián tiếp góp phần đáp ứng yêu cầu nhà tuyển dụng cũng như phục vụ tốt hơn cho công việc tương lai.

Từ khóa: kỹ năng, thời gian, sinh viên, ngành quản lý công nghiệp.

 Đặt vấn đề

Đối với sinh viên nói chung và sinh viên ngành QLCN tại HTU nói riêng, việc cân đối thời gian giữa học và giải trí; học và làm thêm; học và kết nối các quan hệ xã hội còn nhiều khó khăn, nhiều sinh viên chưa có kế hoạch, mục tiêu rõ ràng, chưa phân bổ thời gian hợp lý giữa các công việc. Vì vậy việc phân bổ thời gian hợp lý ngày càng trở nên quan trọng, giúp sinh viên thành công trong học tập, sau tốt nghiệp sẽ chủ động hành trang kỹ năng quản lý thời gian trong thực hiện công việc trong tương lai.

2. Nội dung

2.1. Kỹ năng quản lý thời gian

Có rất nhiều quan điểm về kỹ năng quản lý thời gian, như: theo Nguyễn Hữu Long: “kỹ năng quản lý thời gian là kỹ năng nhận định, ước lượng, phân bố thời gian hợp lý cho từng công việc nhằm đạt hiệu quả cao nhất và cân bằng cuộc sống của bản thân”; theo tác giả Ryu Hanbin: “Sử dụng tốt nhất thời gian trong ngày của mình để nhanh chóng đạt được những mục tiêu của mình” [3]. Trên cơ sở kế thừa và phát triển những quan điểm đã có, nhóm tác giả đề xuất khái niệm “Kỹ năng quản lý thời gian là khả năng con người sử dụng thời gian một cách hiệu quả nhằm đạt được mục đích của mình thông qua việc lên kế hoạch, tổ chức và kiểm tra việc sử dụng thời gian một cách tối ưu.”

Trong nghiên cứu, kỹ năng quản lý thời gian được xây dựng gồm các nội dung cơ bản: (1) nhận thức về việc quản lý thời gian; (2) phân loại công việc và phân bổ quỹ thời gian; (3) lập kế hoạch quản lý thời gian; (4) tổ chức quản lý thời gian. Trong đó, nội dung phân loại công việc và phân bổ quỹ thời gian là một trong những nội dung quan trọng và cần thiết cho sinh viên nhằm nâng cao kỹ năng quản lý thời gian.

    2.2. Kỹ năng phân loại và phân bổ quỹ thời gian

5. Phân loại công việc

Để thực hiện được quản lý về thời gian, mỗi sinh viên cần rèn luyện kỹ năng tổ chức công việc và quản lý thời gian hợp lý. Một trong những “công cụ” giúp sinh viên xác định được việc nào quan trọng cần làm ngay, việc nào không quan trọng không nhất thiết phải làm để tránh lãng phí thời gian là “Ma trận Eisenhower” - Phương pháp quản lý thời gian hiệu quả của vị Tổng thống Mỹ. Ma trận chia thành 4 nhóm trên cơ sở đánh giá tính chất khẩn cấp và quan trọng của công việc. [2]

Hình 2.1: Ma trận quản lý thời gian Eisenhower

                                 Nguồn: Ma trận Eisenhower

 Ô số I - Việc quan trọng và khẩn cấp: Là những việc phải được ưu tiên xử lý trước, phải làm ngay không trì hoãn. Ở cấp độ này, công việc được ưu tiên số 1, phải làm ngay. Gồm 3 loại công việc:

Xảy ra không đoán trước được, như: bệnh tật, cuộc họp khẩn cấp, nhiệm vụ bất ngờ, các cuộc điện thoại quan trọng, email công việc, …

Đoán trước được, như: Cuộc họp đã lên kế hoạch trước, họp định kỳ, sinh nhật người thân, đám cưới bạn bè, …

Do trì hoãn để tới sát hạn chót, như: Làm báo cáo, làm bài thuyết trình, kiểm tra,… đến hạn.
Ô số II - Việc quan trọng nhưng không khẩn cấp: Là những việc quan trọng, cần nhiều thời gian để hoàn thành, để tích lũy được những giá trị mong muốn. Đây là những công việc không khẩn cấp đã được lên kế hoạch giúp tích lũy kinh nghiệm và kết quả mong muốn. Ở cấp độ này, công việc được ưu tiên số 2, làm sau nhưng kiên quyết.

Ô số III - Việc không quan trọng nhưng khẩn cấp: Là những công việc khẩn cấp và không quan trọng. Nhiệm vụ ở nhóm này cần giải quyết sớm và nhanh chóng sẽ có những dấu hiệu sau: được người khác ủy quyền giải quyết và không thuộc trách nhiệm của mình; phát sinh từ các phần việc nhỏ; phản hồi thư, email hoặc những cuộc họp, trao đổi ngắn, ... Ở cấp độ này, công việc được ưu tiên số 3.

Ô số IV - Việc không quan trọng và không khẩn cấp: Là những công việc không quan trọng, không khẩn cấp có thể kể đến như: các hoạt động giải trí (lướt facebook, xem phim...), tán gẫu cùng bạn bè; những cuộc gọi kéo. Ở cấp độ này, công việc được ưu tiên số 4.

5. Phân bổ quỹ thời gian

Để có thể áp dụng “Ma trận Eisenhower” một cách hiệu quả, đầu tiên cần lập ra những công việc hiện tại đang có. Xác định đúng đắn các mục tiêu dài hạn và ngắn hạn của bản thân, sinh viên sẽ chủ động trong việc phân bổ nguồn lực thời gian một cách triệt để và tối ưu.
Trước khi thực hiện phân bổ thời gian cho các công việc, cần lập danh sách các công việc muốn làm; sau đó, quyết định trình tự giải quyết các công việc muốn làm dựa vào mức độ quan trọng và khẩn cấp của công việc. [1]

2.3. Thực trạng phân loại và phân bổ quỹ thời gian của sinh viên ngành Quản lý công nghiệp

Trên cơ sở tiến hành khảo sát 353 sinh viên thuộc mã ngành đạo tạo Quản lý công nghiệp (QLCN) tại trường Đại học Công nghiệp Dệt May Hà Nội (HTU), nhóm tác giả sử dụng chủ yếu các phương pháp: 1) Phương pháp thống kê, mô tả; 2) Phương pháp điều tra, khảo sát; 3) Phương pháp quan sát; 4) Phương pháp xử lý thông tin. Kết quả nghiên cứu như sau:

1.   Kỹ năng phân loại công việc và phân bổ quỹ thời gian của sinh viên      

Bảng 2.1: Thực trạng xác định mức độ quan trọng và xác định thứ tự ưu tiên thích hợp cho công việc của sinh viên

Nguồn: Kết quả khảo sát của nhóm nghiên cứu

Theo kết quả tự đánh giá của sinh viên ngành QLCN tại HTU về việc xác định mức độ quan trọng và xác định thứ tự ưu tiên thích hợp cho công việc của sinh viên cho thấy: có 93 sinh viên (chiếm 26,35%) đánh giá chưa xác định được mức độ quan trọng và đánh thứ tự ưu tiên thích hợp cho công việc, trong khi đó chỉ có 21 sinh viên (chiếm 5,95%) luôn luôn sắp xếp thứ tự ưu tiên cho các công việc; với đánh giá “hiếm khi” chiếm 24,65%; “thỉnh thoảng” chiếm 26,06% và “thường xuyên” chiếm 16,99%.

Có thể thấy, phần lớn số lượng sinh viên ngành QLCN trong quản lý thời gian của mình khi chưa biết cách phân chia các công việc theo mức độ ưu tiên, quan trọng. Nhiều sinh viên ngành QLCN tại HTU thường làm việc theo cảm tính/ngẫu nhiên mà không có sự sắp xếp trước. Thói quen luôn luôn xác định mức độ quan trọng và đánh thứ tự ưu tiên thích hợp cho công việc của sinh viên ngành QLCN được lựa chọn ít nhất (chiếm 5,95%).

2.  Phân bổ thời gian cho các hoạt động chủ yếu của sinh viên

Khảo sát thực trạng sử dụng thời gian cho các hoạt động chủ yếu của sinh viên ngành  QLCN tại HTU, kết quả thể hiện tại Hình 2.2.

Hình 2.2: Thực trạng sử dụng thời gian tương ứng cho các hoạt động chủ yếu của sinh viên trong ngày

Nguồn: Kết quả khảo sát của nhóm nghiên cứu

Kết quả cho thấy 63% sinh viên dành thời gian cho việc giải trí như xem phim, chơi game, dùng mạng xã hội. Các hoạt động học tập như tự học, đọc sách, tài liệu chỉ có 8%. Bên cạnh đó, 7% sinh viên dành thời gian cho việc tham gia các hoạt động xã hội, câu lạc bộ, đội nhóm…, có 9% dành thời gian cho hoạt động làm thêm và 13% dành thời gian cho hoạt động làm các bài tập bị trì hoãn.

Đồng thời, nghiên cứu đã tiến hành khảo sát việc phân bổ thời gian cho các nhóm hoạt động trên với khung thời gian 24h trong 1 ngày, kết quả khảo sát được thể hiện qua Hình 2.3.

Hình 2.3: Thực trạng mức độ sử dụng thời gian của sinh viên trong 1 ngày

Nguồn: Kết quả khảo sát của nhóm nghiên cứu

Kết quả khảo sát cho thấy, ngoài thời gian cho việc học trên lớp và các nhu cầu cá nhân thì số lượng sinh viên dành thời gian nhiều hơn 3 giờ/ngày cho việc vui chơi giải trí, sử dụng mạng xã hội (chiếm 58,51%) so với số lượng sinh viên dành thời gian hơn 3 giờ cho việc tự học ở nhà (chiếm 2,83%). Kết quả có sự chênh lệch rất lớn (55,68%). Ngoài ra, số lượng sinh viên dành thời gian nhiều hơn 3h cho việc tham gia các hoạt động xã hội, câu lạc bộ, đội nhóm cũng chỉ chiếm 9,35% và 16,71% sinh viên dành nhiều hơn 3h cho hoạt động làm thêm. Kết quả cho thấy, sinh viên ngành QLCN tại HTU chưa chú trọng và phân bổ thời gian hợp lý cho hoạt động tự học, tự nghiên cứu hay tham gia các hoạt động xã hội, đi làm thêm để tích lũy kinh nghiệm, bên cạnh các hoạt động chính khóa, vui chơi giải trí Internet.

Sinh viên ngành QLCN chủ yếu dành ít hơn 1h (chiếm 47,88%) và 1h đến 2h (chiếm 31,44%) cho việc tự học, tự nghiên cứu. Bên cạnh đó, vẫn còn 9,35% sinh viên khảo sát không dành thời gian cho hoạt động tự học.

Việc ứng dụng công nghệ vào học tập, nghiên cứu là thiết yếu và phổ biến hiện nay. Thông qua đó, sinh viên có thể tham gia vào các hội nghề nghiệp, học hỏi hay tham gia các khóa học miễn phí trên các website uy tín. Có thể thấy sinh viên ngành QLCN dành chưa nhiều thời gian trong ngày cho việc tự học, tự nghiên cứu. Việc ứng dụng công nghệ thông tin, sử dụng Internet trong học tập, tự nghiên cứu tài liệu, sách vở rất phổ biến hiện nay, nhưng chưa được nhiều sinh viên ngành QLCN tại HTU vận dụng hiệu quả trong học tập, mà chủ yếu là dùng cho mục đích giải trí.

Thông qua kết quả khảo sát, nhận thấy ngoài hoạt động vui chơi giải trí thì số lượng sinh viên dành thời gian cho hoạt động làm “Các bài tập bị trì hoãn đến sát hạn” chiếm tỷ trọng khá lớn như: Thời gian dành cho hoạt động này chiếm tỉ lệ cao nhất là 1h đến 2h chiếm 35,13%, chỉ có 7,08% sinh viên không dành thời gian cho hoạt động. Ngoài ra, sinh viên dành thời gian 2h đến 3h để làm bài tập bị trì hoãn có tỉ lệ cao thứ hai chiếm 26,63%.

Như vậy, sinh viên ngành QLCN còn tiêu tốn tương đối nhiều thời gian vào các hoạt động giải trí; trong khi, còn nhiều hoạt động quan trọng đòi hỏi mỗi sinh viên cần ưu tiên thực hiện như: tự học, chuẩn bị bài, nghiên cứu tài liệu...  Đồng thời, sinh viên chưa có thói quen lên kế hoạch, thực hiện kế hoạch tuần tự theo tiến độ đã đặt ra.

3. Giải pháp

Với mong muốn nâng cao kỹ năng phân loại và phân bổ quỹ thời gian, giúp kỹ năng quản lý thời gian được hiệu quả hơn, nhóm tác giả đề xuất giải pháp mang tính ứng dụng thực tiễn gắn với sinh viên ngành QLCN tại HTU như sau:

5. Giải pháp về phân loại công việc

Để có thể áp dụng “Ma trận Eisenhower”, bằng việc xác định công việc theo mức độ khẩn cấp và quan trọng, sinh viên ngành QLCN sẽ phân loại các hoạt động của mình theo 4 mức độ ưu tiên (I, II, III, IV) gắn với các công việc liên quan đến học tập của sinh viên như sau:

• Thời gian dành cho hoạt động học tập

Tham gia học tập trên lớp và tự học, tự nghiên cứu; các hoạt động học tập của sinh viên có khoảng thời gian để thực hiện như: nội dung được giao tại phiếu học tập hàng tuần tín chỉ, bài tập lớn, các học phần trong chương trình đào tạo, báo cáo thực tập nghề nghiệp, báo cáo thực tập cuối khóa, khóa luận tốt nghiệp, báo cáo nghiên cứu khoa học sinh viên, học tiếng Anh, …là những hoạt động “quan trọng” nhưng “không khẩn cấp” - do cần nhiều thời gian để hoàn thành, để tích lũy được kết quả cuối cùng của sinh viên. Các hoạt động dành cho học tập trên được sắp xếp đưa vào ô ưu tiên số II.

Tuy nhiên, cần tránh việc học tập bị trì hoãn tới sát hạn mới làm. Mặc dù, đây là hoạt động “quan trọng” và “khẩn cấp” được xếp vào ô số I, nhưng nếu sinh viên luôn trong tình trạng trì hoãn sát hạn mới làm tại ô số I sẽ dẫn đến chất lượng sản phẩm khó kiểm soát vì không có khoảng thời gian để rà soát kỹ chất lượng sản phẩm theo từng giai đoạn/tiến độ trong kế hoạch đã đề ra. Mặt khác, có thể dẫn đến tình trạng sinh viên căng thẳng, lo lắng do luôn trong tình trạng bị động để thực hiện công việc kịp hạn.

Do đó, ô số I sẽ trở nên tích cực đối với các bạn sinh viên khi các công việc tại ô số II đã đến hạn, được chủ động thực hiện theo đúng kế hoạch, tiến độ mà các bạn sinh viên đã lập ra trong quá trình thực hiện ô số II. Với lưu ý: kết hợp thực hiện nguyên tắc 20-80, chỉ giành 20% cho các công việc “quan trọng”.

Thời gian dành cho hoạt động làm thêm

 Đây là một hoạt động “quan trọng” nhưng “không khẩn cấp” thuộc ô số II. Nhóm hoạt động này giúp sinh viên tích lũy thêm kinh nghiệm và tăng thu nhập.

Tuy nhiên, sinh viên cần cân đối thời gian làm thêm để tránh ảnh hưởng đến hoạt động học tập, chỉ nên dành khoảng 20-25% cho hoạt động này.

Thời gian dành cho các hoạt động xã hội, hoạt động phong trào, hoạt động do đoàn thể tổ chức

Bên cạnh việc học tập để hoàn thiện bản thân sinh viên cũng cần dành thời gian cho các hoạt động phong trào và công tác xã hội, tham gia vào các câu lạc bộ, đội nhóm mang tính tập thể, gắn với mục đích học tập, rèn luyện bản thân, rèn luyện kỹ năng sống. Đây là những hoạt động “khẩn cấp” nhưng “không quan trọng” của sinh viên. Các hoạt động này được sắp xếp đưa vào ô số III.

Tuy nhiên, sinh viên cần sắp xếp thời gian hợp lý tham gia để không tiêu phí thời gian cá nhân.

Thời gian dành cho các hoạt động vui chơi giải trí

Các hình thức giải trí trên mạng Internet như chơi game, xem phim, nghe nhạc, dùng mạng xã hội, nhắn tin với bạn bè... các hoạt động này đưa vào nhóm các hoạt động “không quan trọng” và “không khẩn cấp”. Nhóm hoạt động này được xếp vào ô số IV.

Các hoạt động giải trí trên không giúp ích cho mục tiêu dài hạn của sinh viên nhưng đó là một phần không thể thiếu sau khoảng thời gian hoàn thành các nhiệm vụ ở những nhóm khác giúp sinh viên có thể giải trí, thư giãn tinh thần.

Tuy nhiên, dành thời gian quá nhiều cho hoạt động này sẽ ảnh hưởng đến tiến độ công việc của sinh viên. Hãy ưu tiên hoàn thành những công việc quan trọng trước để không bị trì hoãn ảnh hưởng đến các công việc khác.

5. Giải pháp về phân bổ thời gian

Đồng thời thực hiện giải pháp về phân loại công việc đã đề xuất ở trên, mỗi bạn sinh viên sau khi đã xác định được mức độ ưu tiên cho các hoạt động, sinh viên cần kết hợp với giải pháp phân bổ thời gian cho các công việc một cách hợp lý để đạt hiệu quả cao cụ thể:

Những hoạt động thuộc mức độ ưu tiên số I: các bạn sinh viên nên sử dụng 15%-20% quỹ thời gian của mình;

Những hoạt động thuộc mức độ ưu tiên số II: các bạn sinh viên nên sử dụng 60%-65% quỹ thời gian của mình;

Những hoạt động thuộc mức độ ưu tiên số III: các bạn sinh viên nên sử dụng 10%-15% quỹ thời gian của mình;

Những hoạt động thuộc mức độ ưu tiên số IV: các bạn sinh viên nên phân bổ sử dụng < 5% quỹ thời gian của mình.

Hình 2.3: Kinh nghiệm phân bổ quỹ thời gian hiệu quả

Nguồn: Nhóm tác giả tổng hợp và đề xuất

Sinh viên ngành QLCN có thể phân bổ thời gian sử dụng cho những nhiệm vụ khác nhau bằng cách ghi chép thật tỉ mỉ lại công việc đã làm. Mẫu bản ghi chép như sau:

Với cột ưu tiên, hãy lựa chọn mức độ từ 1 đến 4 theo ma trận Eisenhower. Hãy tính toán thời gian sử dụng cho những hoạt động khác nhau, định ra một khoảng thời gian tương đối tại Hình 2.3.

Việc hoàn thành nhiệm vụ nhanh hơn khoảng thời gian đặt ra thì rất tốt nhưng nếu không thể thì cũng không được dừng lại. Nếu dừng lại, thời gian sẽ bị lãng phí, hãy tiếp tục làm việc một cách kiên định cho tới khi hoàn thành mục tiêu.

4. Kết luận

Tóm lại, mỗi sinh viên cần phải dựa vào mục tiêu của bản bản thân và kết hợp phân loại 2 thuộc tính “quan trọng” và “khẩn cấp” của từng công việc mà sắp xếp thứ tự ưu tiên cho từng công việc, kết hợp phân bổ quỹ thời gian của bản thân cho hợp lý, bố trí thời gian phù hợp để không lãng phí quỹ thời gian của bản thân, sử dụng quỹ thời gian hiệu quả hơn, đạt mục tiêu mà bản thân đã đề ra.

Như vậy, kỹ năng phân loại và phân bổ quỹ thời gian là kỹ năng cần thiết giúp sinh viên ngành QLCN tại HTU có một hành trang vững chắc để tiếp tục học tập, biết trân trọng và quản lý tốt hơn quỹ thời gian của bản thân. Trên cơ sở lý luận, kết hợp phân tích thực trạng, từ đó, nghiên cứu đề xuất một số giải pháp nâng cao kỹ năng phân loại và phân bổ quỹ thời gian của sinh viên ngành QLCN tại HTU. Với kết quả thu được từ nghiên cứu sẽ cung cấp những thông tin hữu ích giúp cho sinh viên ngành QLCN nói riêng và sinh viên HTU nói chung có thể chủ động hơn trong hành trang kỹ năng QLTG, góp phần đạt kết quả học tập tốt hơn, gián tiếp góp phần đáp ứng yêu cầu nhà tuyển dụng cũng như phục vụ tốt hơn cho công việc tương lai.
 
TÀI LIỆU THAM KHẢO

[1] Huỳnh Văn Sơn, Nguyễn Thị Mỹ Hạnh – Nguyễn Thế Huy, Mai Hiền Lê – Nguyễn Thị Nhung – Giang Thiên Vũ (2020), Rèn luyện kỹ năng sống và kỹ năng mềm cho sinh viên, NXB Giáo dục.

[2] Trần Hữu Trần Huy (2021), Kỹ năng tổ chức công việc và quản lý thời gian.

[3] Ryu Hanbin (2022), Kỹ năng quản lý thời gian hiệu quả, NXB Dân trí.