Nhằm cập nhật những kiến thức mới nhất về công tác kiểm tra, xử lý hóa đơn đầu vào và hỗ trợ doanh nghiệp trong công tác kế toán, giảng viên Bộ môn Kế toán - Marketing, Trường Đại học Công nghiệp Dệt May Hà Nội (HTU) đã tham gia chương trình “Giải pháp hỗ trợ kiểm tra xử lý hóa đơn đầu vào hiệu quả cho doanh nghiệp” do Misa tổ chức trực tuyến qua nền tảng Zoom.
Nội dung chương trình gồm hai phần chính:
Thực trạng xử lý hóa đơn đầu vào tại doanh nghiệp: Đánh giá các khó khăn, thách thức và những vấn đề phổ biến mà doanh nghiệp gặp phải trong quá trình xử lý hóa đơn đầu vào.
Cách thức quản lý hóa đơn đầu vào hiệu quả: Giới thiệu các giải pháp tối ưu, công nghệ hỗ trợ và phương pháp quản lý nhằm nâng cao hiệu suất xử lý hóa đơn, giảm thiểu rủi ro cho doanh nghiệp.
Việc xử lý hóa đơn đầu vào là một phần quan trọng trong hoạt động kế toán – tài chính của doanh nghiệp. Tuy nhiên, nhiều doanh nghiệp vẫn gặp phải không ít khó khăn và rủi ro trong quá trình này. Chuyên gia Misa chia sẻ thực trạng xử lý hóa đơn đầu vào tại 1 số doanh nghiệp hiện nay:
1. Rủi ro nhận hóa đơn từ doanh nghiệp có dấu hiệu vi phạm
- Nhiều doanh nghiệp vô tình hoặc cố ý nhận hóa đơn từ các đơn vị cung cấp có dấu hiệu mua bán hóa đơn bất hợp pháp.
- Các vụ việc trốn thuế, mua bán hóa đơn trái phép ngày càng gia tăng, gây ảnh hưởng nghiêm trọng đến tính minh bạch tài chính.
2. Sai sót trong kiểm tra và hạch toán hóa đơn
- Doanh nghiệp chưa có quy trình kiểm tra hóa đơn chặt chẽ, dễ dẫn đến sai sót khi hạch toán.
- Nhiều kế toán vẫn làm việc thủ công, đối soát hóa đơn bằng tay, dẫn đến nhầm lẫn hoặc bỏ sót hóa đơn.
- Việc nhập liệu sai thông tin trên hóa đơn có thể gây hậu quả lớn khi quyết toán thuế.
3. Thách thức trong tuân thủ quy định pháp luật
- Chính sách thuế và quy định về hóa đơn điện tử thường xuyên thay đổi, khiến doanh nghiệp gặp khó khăn trong việc cập nhật và áp dụng.
- Việc sử dụng hóa đơn điện tử vẫn còn nhiều bất cập, đặc biệt là khi hệ thống phần mềm chưa đồng bộ hoặc chưa tối ưu.
4. Khó khăn trong lưu trữ và quản lý hóa đơn
- Một số doanh nghiệp vẫn chưa chuyển đổi hoàn toàn sang hóa đơn điện tử, dẫn đến tình trạng lưu trữ hóa đơn giấy không khoa học, gây thất lạc hoặc hư hỏng.
- Hóa đơn điện tử tuy thuận tiện nhưng nếu không có hệ thống quản lý tốt, doanh nghiệp vẫn có thể gặp rủi ro khi truy xuất hoặc đối chiếu dữ liệu.
5. Nguy cơ bị phạt do sai sót trong kê khai thuế
- Sai sót trong kê khai thuế do hóa đơn không hợp lệ, kê khai sai thời điểm hoặc không đối chiếu được thông tin với cơ quan thuế có thể khiến doanh nghiệp bị xử phạt.
- Các lỗi thường gặp bao gồm: hóa đơn đầu vào không hợp lệ, kê khai chậm, không lưu trữ đúng quy định.
Để giúp doanh nghiệp kiểm soát tốt hóa đơn, đảm bảo tuân thủ quy định pháp luật và hạn chế rủi ro liên quan đến hóa đơn đầu vào, chuyên gia Misa chia sẻ quy trình xử lý hóa đơn đầu vào:
Nhận hóa đơn đầu vào từ nhà cung cấp => Kiểm tra thông tin hóa đơn đầu vào =>Hạch toán hóa đơn đầu vào trên phần mềm kế toán => Lưu trữ, bảo quản hóa đơn đầu vào
Chuyên gia Misa cũng chia sẻ 06 nội dung kế toán cần phải kiểm tra trên hóa đơn điện tử đầu vào:
Từ thực trạng trên chuyên gia Misa đưa ra một số giải pháp quản lý và xử lý hóa đơn đầu vào hiệu quả như sau:
1.Ứng dụng công nghệ trong kiểm tra hóa đơn
- Sử dụng phần mềm tự động kiểm tra tính hợp lệ của hóa đơn (mã số thuế, tình trạng doanh nghiệp, ngày phát hành…).
- Cảnh báo hóa đơn có dấu hiệu rủi ro ngay khi nhập vào hệ thống.
2. Hệ thống hóa quy trình xử lý hóa đơn
- Xây dựng quy trình chuẩn từ tiếp nhận, kiểm tra, hạch toán đến lưu trữ hóa đơn.
- Phân quyền rõ ràng trong quản lý hóa đơn để tránh sai sót và gian lận.
3. Số hóa và lưu trữ hóa đơn an toàn
- Áp dụng phần mềm kế toán có tính năng lưu trữ hóa đơn điện tử, giúp tra cứu nhanh chóng.
- Đảm bảo hóa đơn được lưu trữ đúng quy định, tránh mất mát hoặc sai sót khi quyết toán thuế.
4. Đào tạo và nâng cao nhận thức cho nhân viên kế toán
- Cập nhật thường xuyên các quy định về hóa đơn, thuế GTGT để tránh sai phạm.
- Tổ chức các khóa đào tạo nội bộ hoặc tham gia hội thảo chuyên ngành để nâng cao chuyên môn
Quản lý và xử lý hóa đơn đầu vào là một nhiệm vụ quan trọng, ảnh hưởng trực tiếp đến tính minh bạch tài chính và tuân thủ pháp luật của doanh nghiệp. Với sự phát triển của công nghệ, việc ứng dụng các phần mềm hỗ trợ kiểm tra, xử lý và lưu trữ hóa đơn không chỉ giúp doanh nghiệp giảm thiểu sai sót mà còn nâng cao hiệu quả hoạt động kế toán. Đồng thời, việc tuân thủ quy trình chặt chẽ và đào tạo nhân sự cũng đóng vai trò quan trọng trong việc đảm bảo quản lý hóa đơn đầu vào hiệu quả.
Thông qua chương trình này, giảng viên kế toán có cơ hội cập nhật kiến thức thực tiễn và nâng cao chuyên môn giảng dạy. Những kiến thức và kinh nghiệm thu nhận được sẽ giúp giảng viên truyền đạt hiệu quả hơn cho sinh viên, gắn lý thuyết với thực tiễn, đồng thời trang bị cho sinh viên những kỹ năng cần thiết để đáp ứng nhu cầu ngày càng cao của doanh nghiệp.
Lý Bích Ngọc- Khoa Kinh tế