Ngân Hà – Khoa Kinh tế
Trong thời kỳ số hóa đang phát triển mạnh mẽ như hiện nay, nhu cầu sử dụng phần mềm trong quản lý nhằm tối ưu hóa hoạt động sản xuất kinh doanh cũng như hoạt động quản lý của doanh nghiệp ngày càng trở nên phổ biến. Với các tính năng tích hợp, các phần mềm đã giúp doanh nghiệp tiết kiệm thời gian, giảm thiểu chi phí, tăng năng suất, góp phần nâng cao hiệu quả. Nhận thấy được sự cần thiết và đáp ứng nhu cầu của thị trường, trường đại học Công nghiệp Dệt May Hà Nội đã nghiên cứu một số hệ thống phần mềm để đưa vào giảng dạy giúp nâng cao chất lượng và khả năng vận dụng kiến thức lý thuyết vào giải quyết các tình huống trong giảng dạy; tạo cơ hội tốt cho sinh viên tiếp cận thực tiễn nghề nghiệp ngay khi ngồi trên ghế nhà trường. Đồng thời tạo môi trường giáo dục đáp ứng các yêu cầu của xã hội. Một trong những giải pháp phần mềm để đưa vào giảng dạy để đáp ứng một phần nhu cầu trên chính là giải pháp phần mềm ERP. ERP chạy trên nền tảng điện toán đám mây, giúp sinh sinh viên có cách nhìn về mô hình quản lý tổng thể trong nhà máy may.
Từ khóa: phần mềm ERP, trường đại học công nghiệp dệt may Hà Nội, quản trị nguồn lực.
1. Giới thiệu về hệ thống phần mềm ERP
ERP là từ viết tắt của ba ký tự E, R, P
- E (Enterprise): có nghĩa là Doanh nghiệp;
- R (Resource): có nghĩa là Nguồn lực. Nguồn lực của doanh nghiệp trong ERP bao gồm thông tin, tài chính, nhân sự, công nghệ, máy móc, thiết bị, đối tác,…;
- P (Planning): có nghĩa là Hoạch định. Các hoạt động hoạch định chủ yếu là phân tích, dự báo nhu cầu phát sinh, lập kế hoạch sản xuất; thiết lập các chính sách về giá bán, chiết khấu, hình thức mua hàng, mô hình sản xuất, phương thức thanh toán.
Vậy ERP (Enterprise Resource Planning) là hệ thống hoạch định nguồn lực doanh nghiệp, được phát triển từ hệ thống hoạch định nhu cầu sản xuất (Manufacturing Requirements Planning - MRP) hay ERP là một hệ thống thông tin kết nối các hoạt động trong doanh nghiệp nhằm khai thác tối ưu nguồn lực của doanh nghiệp.
Hệ thống phần mềm ERP là bộ giải pháp công nghệ thông tin có khả năng tích hợp toàn bộ ứng dụng quản lí sản xuất kinh doanh vào một hệ thống duy nhất, có thể tự động hoá các quy trình quản lý. Mọi hoạt động của doanh nghiệp, từ quản trị nguồn nhân lực, quản lý dây chuyền sản xuất và cung ứng vật tư, quản lý tài chính nội bộ đến việc bán hàng, tiếp thị sản phẩm, trao đổi với các đối tác, với khách hàng đều được thực hiện trên một hệ thống này.
Theo Marcelino Tito Torres [2] thì một phần mềm ERP có 5 đặc điểm chính sau:
- ERP là một hệ thống quản lý điều hành sản xuất kinh doanh hợp nhất (Integrated Business Operating System);
- ERP là một hệ thống do con người làm chủ với sự hỗ trợ của máy tính (People System Supported by the Computer);
- ERP là một hệ thống hoạt động theo quy tắc (Formal System) và kế hoạch rõ ràng;
- ERP là hệ thống với các tránh nhiệm được xác định rõ (Defined Responsibilities);
- ERP là hệ thống liên kết giữa các phòng ban trong công ty (Communication among Departments).
Ngoài những đặc điểm trên, phần mềm ERP là một hệ thống chung duy nhất bao gồm các module có chức năng thực hiện các nhiệm vụ tương đương với các phần mềm quản lý riêng lẻ:
- Chức năng mua hàng: Chức năng này cho phép theo dõi và quản lý toàn bộ quy trình và hoạt động mua hàng hoá, nguyên phụ liệu, vật tư thiết bị phục vụ cho quá trình sản xuất như: đơn mua hàng, quản lý nhà cung cấp, nhập hàng, …
- Chức năng bán hàng: chức năng này giúp doanh nghiệp theo dõi và quản lý toàn bộ các quy trình và hoạt động bán hàng như: quản lý báo giá, theo dõi các đơn đặt hàng, quản lý các điều kiện thanh toán, …
- Chức năng sản xuất: chức năng này giúp doanh nghiệp theo dõi và quản lý toàn bộ các quy trình và hoạt động sản xuất như kế hoạch sản xuất, định mức nguyên phụ liệu, ….
- Chức năng quản trị kho: chức năng này giúp doanh nghiệp theo dõi và quản lý toàn bộ các quy trình và hoạt động liên quan đến kho như nhập kho, xuất kho, điều chuyển kho, …
- Chức năng quản trị nhân sự – tiền lương: chức năng này giúp doanh nghiệp theo dõi và quản lý toàn bộ các quy trình và hoạt động liên quan đến nhân sự và tiền lương như chấm công, tính lương cho nhân viên, ….
- Chức năng quản trị tài chính: chức năng này gồm các chức năng chính là kế toán bán hàng, kế toán đặt hàng , kế toán giá thành sản xuất, và kế toán tổng hợp cho phép doanh nghiệp kiểm soát toàn bộ công nợ phải thu, phải trả, tổng hợp chi phí và doanh thu chi tiết, thiết lập được kế hoạch xoay vòng vốn hiệu quả cho doanh nghiệp; cung cấp kịp thời và chính xác các thông tin về tình hình tài chính của doanh nghiệp.
Hệ thống phần mềm ERP mang lại nhiều lợi ích cho doanh nghiêp khi áp dụng như:
* Đối với nhà quản lý
- Tăng cuờng khả năng quản lý, giám sát, điều hành doanh nghiệp, sử dụng các công cụ hiện đại, mở rộng khả năng truy cập thông tin giúp cho các nhà quản lý thực hiện công việc của mình một cách nhanh chóng, thuận tiện và dễ dàng.
- Nâng cao hiệu quả sản xuất, kinh doanh, giảm giá thành.
- Sử dụng tối uu nguồn lực bao gồm nhân lực, vật lực, tài lực trong sản xuất kinh doanh.
- Giải quyết bài toán Spend less – Know more – Get more. Giải quyết vấn đề tăng hiệu quả doanh nghiệp với chi phí ít nhất và khối luợng công việc phải thực hiện ít nhất.
Đối với nhân viên
- Phân tích đánh giá thông tin chính xác, kịp thời thông qua hệ thống các giải pháp lưu trữ thông tin, hỗ trợ thông tin, ra quyết định vv...
- Thực hiện các tác nghiệp theo quy trình thống nhất và chuẩn hóa.
- Giảm thiểu khối luợng công việc giấy tờ, tăng năng suất lao động.
- Nâng cao tính kỷ luật, tạo thói quen làm việc theo quy trình, chuẩn tắc trong công việc.
- Tăng cuờng khả năng làm việc nhóm, mỗi cá nhân trong một quy trình công việc, theo phân công và sự phối hợp nhịp nhàng giữa các cá nhân trong công việc là rất cần thiết.
Với những chức năng và ích lợi mà ERP mang lại cho doanh nghiệp thì nó hoàn toàn có khả năng ứng dụng trong giảng dạy tại các trường đại học. Hệ thống ERP góp phần đảm bảo yêu cầu trong chuẩn đầu ra của chương trình đào tạo ngành Quản lý công nghiệp (QLCN). Hơn nữa, hệ thống ERP tạo điều kiện cho sinh viên ngành Quản lý công nghiệp tiếp cận với thực tế công việc tại doanh nghiệp sau này.
2. Thực trạng điều kiện triển khai giảng dạy phần mềm ERP cho sinh viên ngành QLCN
a. Thứ nhất về sinh viên
ERP là học phần được đưa vào giảng dạy cho đối tượng là sinh viên năm cuối (hiện triển khai thí điểm cho sinh viên ngành QLCN); được cung cấp các kiến thức cơ bản và cốt lõi về một số nội dung được tích hợp trong hệ thống phần mềm ERP như: quản lý sản xuất, quản trị nhân lực, quản trị tài chính, quản trị mua hàng, quản trị doanh nghiệp. Cùng với đó, sinh viên cũng có kỹ năng sử dụng máy tính, tin học; cũng như đã được đi thực tế doanh nghiệp, có cái nhìn tổng quát về mô hình hoạt động của doanh nghiệp.
b. Thứ hai về đội ngũ giảng viên
Nhà trường đã kết hợp với công ty TNHH Di Gi Win Việt Nam (DIGIWIN) mở lớp đào tạo cho một số thầy cô thuộc hai khoa là khoa Kinh tế, khoa Công nghệ may và trung tâm Thực hành may. Sau một thời gian miệt mài học tập và tập huấn, các thầy cô đã hoàn thành khóa học chuyển giao phần mềm ERP và SFT; đồng thời các thầy cô đã vượt qua kỳ thi đánh giá, được cấp chứng nhận.
Hình 1: Buổi tổng kết và trao chứng nhận lớp chuyển giao phần mềm ERP và SFT
c. Thứ ba về đề cương chi tiết
Đề cương chi tiết đào tạo đã được xây dựng và thẩm định cấp trường. Nhưng do nguồn tài liệu tham khảo còn ít, chủ yếu là tài liệu tiếng Đài Loan nên Nhà trường đã phân công giáo viên có trình độ tiếng Đài để hỗ trợ trong quá trình soạn học liệu giảng dạy.
d.Thứ tư về hệ thống phần mềm ERP
Công ty DIGIWIN là đơn vị liên kết với nhà trường trong công tác chuyển giao phần mềm. Phía công ty cũng đã phối hợp với nhà trường cài đặt phòng máy có hệ thống phần mềm ERP phục vụ cho việc giảng dạy. Hệ thống phần mềm ERP bao gồm nhiều phân hệ chức năng, tích hợp nhiều nội dung mà sinh viên đã có kiến thức nền tảng.
Hình 2: Giao diện của hệ thống ERP [1]
Trong từng phân hệ chức năng của hệ thống cũng giới thiệu tổng quan về quy trình thực hiện và các chứng từ có liên quan đến phân hệ chức năng đó.
Hình 3: Giao diện của phân hệ chức năng mua hàng [1]
e. Thứ năm là một số điều kiện khác
- Đường truyền mạng không ổn định;
- Vận hành phần mềm phụ thuộc vào hệ thống máy chủ.
3. Thuận lợi và khó khăn khi triển khai giảng dạy phần mềm ERP cho sinh viên ngành QLCN
a. Thuận lợi
- SV tích hợp nội dung một số học phần chuyên ngành (như quản trị mua hàng, quản lý sản xuất, quản trị doanh nghiệp) trong việc giải quyết tình huống đặt ra;
- Hàng năm, nhà trường vẫn thực hiện công tác rà soát đề cương, cập nhật những nội dung kiến thức mới nhất đáp ứng chuẩn đầu ra của chương trình cũng như yêu cầu của doanh nghiệp.
b. Khó khăn
- Nguồn tài liệu tham khảo còn ít, chưa có bộ dữ liệu chuẩn hóa, mô phỏng các nghiệp vụ phát sinh theo thực tiễn doanh nghiệp;
- Đường truyền mạng chưa ổn định;
- Đội ngũ giảng viên chưa có nhiều kinh nghiệm trong việc xử lý các vấn đề phức tạp liên quan đến Hệ thống phần mềm ERP .
4. Một số giải pháp, đề xuất nhằm ứng dụng ERP vào công tác giảng dạy tại trường
Thứ nhất, thành lập nhóm nghiên cứu và phối hợp với Công ty DIGIWIN trong việc dịch tài liệu, xây dựng học liệu để giảng dạy và học tập ERP, cũng như hỗ trợ trong việc giải quyết các vấn đề phát sinh khi sử dụng hệ thống ERP;
Thứ hai, tổ chức cho đội ngũ giáo viên tham gia công tác giảng dạy học phần ERP đi thực tế tại doanh nghiệp may sử dụng phần mềm ERP để có cơ hội làm việc với phần mềm, tích lũy thêm các kỹ năng thực hành và các tình huống phát sinh trong thực tế doanh nghiệp;
Thứ ba, tổ chức phân kỳ vào kỳ 6 hoặc kỳ 7 của tiến trình đào tạo, khi đó sinh viên đã được trang bị các kiến thức chuyên ngành về Quản trị nhân sự, quản trị tài chính, quản trị mua hàng, quản trị doanh nghiệp cũng như quản lý sản xuất;
Thứ tư, hệ thống mạng và máy chủ cần ổn chạy ổn định trong quá trình giảng dạy.
TÀI LIỆU THAM KHẢO
-
Hệ thống phần mềm ERP của công ty Digiwin
2. Marcelino Tito Torres. Manufacturing Resource Planning, Tài liệu Workshop, 2003.
3. Nguyễn Mạnh Toàn, Huỳnh Thị Hồng Hạnh (2010), Ứng dụng ERP trong tổ chức quản lý đào tạo theo học chế tín chỉ, Tạp chí khoa học và công nghệ, Đại học Đà Nẵng - số 5(40).