Các bước trong quy trình gồm: Hình thành ý tưởng để viết báo cáo tự đánh giá; dự kiến các minh chứng cần có; xây dựng bản thảo; tìm, tổng hợp minh chứng hoặc loại bỏ minh chứng không cần thiết; hoàn chỉnh báo cáo tự đánh giá trước khi thảo luận; thảo luận, chỉnh sửa báo cáo tự đánh giá; dịch sang tiếng Anh (nếu tiêu chuẩn kiểm định yêu cầu).
Lưu ý khi thu thập minh chứng
Trong quá trình thu thập minh chứng, PGS.TS Đinh Thành Việt cho rằng cần chú ý các vấn đề sau:
Thứ nhất: Nghiên cứu kỹ các tiêu chí, các tài liệu hỗ trợ, các tài liệu tham khảo.
Thứ 2: Xác định các loại minh chứng cần thiết phù hợp với ý tưởng viết (đây là bước khó khăn nhất). Minh chứng là các quy định, văn bản; hoặc các dữ liệu hình ảnh… Trong quá trình này có thể tranh thủ sử dụng các minh chứng từ kiểm định chất lượng cơ sở giáo dục đã có từ trước.
Thứ 3: Xác định nguồn cung cấp minh chứng: Khoa/Bộ môn, các phòng Đào tạo, Khảo thí và Đảm bảo chất lượng giáo dục, Phòng Khoa học,…
Thứ 4: Đi thu thập minh chứng tại các đơn vị.
Thứ 5: Tổng hợp, đối chiếu, kiểm tra sự trùng lặp...
Thứ 6: Quyết định danh mục minh chứng sử dụng để viết báo cáo
Thứ 7: Viết báo cáo tự đánh giá.
Các lưu ý khi viết báo cáo tự đánh giá
Theo PGS.TS Đinh Thành Việt, bản báo cáo tự đánh giá phải truyền tải được những điểm mạnh nổi bật của khoa. Cần định hình điểm mạnh, điểm yếu trước khi viết, không nên viết xong mới tìm điểm mạnh điểm yếu.
Điểm mạnh, điểm yếu phải logic, xuyên suốt qua các tiêu chuẩn, phải gắn kết được với việc trưng bày các minh chứng, hình ảnh, tài liệu minh họa, cũng như nhất quán với việc trả lời phỏng vấn của tất cả các bên liên quan (phải truyền thông tới các bên liên quan). Điểm mạnh phải thật sự, không “tô vẽ” hoặc “cho có”.
Ngoài ra, cần đảm bảo tính trung thực của báo cáo, phải viết trọng tâm vào các điểm mạnh của chương trình, song không né tránh những điểm yếu tất yếu.
Cần chú trọng đến sự cải tiến, mọi tiêu chuẩn nên viết theo tiến trình phản ảnh sự cải tiến theo chu trình PDCA (lập kế hoạch - thực hiện - kiểm tra - cải tiến). Nên chọn thời điểm bắt đầu để sau đó thấy rõ sự cải tiến.
Minh chứng phải đáng giá, không nên sử dụng quá nhiều, cần dùng lời văn để diễn đạt. Chú trọng sử dụng minh chứng hình ảnh, video, link, web, minh chứng tổng hợp (bảng tổng hợp, so sánh)…
Cần linh hoạt và sáng tạo trong cách dùng các bảng biểu. Báo cáo tự đánh giá nên có các bảng biểu minh họa phù hợp. Dữ liệu phải chính xác và phải kiểm soát được cách tính.
Nên đầu tư lớn vào các chuẩn đầu ra chương trình đào tạo, đề cương chi tiết theo nguyên tắc constructive alignment (phương pháp giảng dạy - học tập và kiểm tra đánh giá của mỗi học phần đều phải góp phần hỗ trợ việc đạt được chuẩn đầu ra của học phần đó); phân tích ma trận kỹ năng, cuốn mô tả chương trình đào tạo, các phương pháp giảng dạy-học tập và kiểm tra đánh giá, khai thác các minh chứng qua các hình ảnh, tài liệu, bài tập, hệ thống elearning,... các minh chứng liên quan đến tương tác giữa thầy và trò…