Là người quản lý, bạn sẽ phải thường xuyên tổ chức các cuộc họp với nhân viên của mình. Nhưng bạn phải làm gì trong các cuộc họp này? Không chỉ kiểm tra xem nhân viên đã hoàn thành một nhiệm vụ nào đó trong danh sách quản lý của bạn hay chưa, mà bạn cần theo dõi được hiệu suất làm việc của họ. Dưới đây là 7 điều giúp bạn tổ chức một cuộc họp riêng hiệu quả với nhân viên.
1. Đặt mục tiêu
Bạn nên đề ra các mục tiêu thích hợp cho hiệu suất công việc hằng năm. Kế hoạch phát triển hiệu suất công việc không chỉ là việc xem lại thành tựu và thất bại của năm vừa rồi mà còn là việc đặt ra mục tiêu cho năm sau. Bạn cần phải luôn bám sát những mục tiêu này trong suốt cả năm. Mỗi khi gặp nhân viên của mình, bạn cần xem xét các mục tiêu này và xem họ đang làm việc như thế nào để đạt được chúng. Cấp dưới của bạn sẽ luôn biết bạn đang mong đợi gì ở họ và bạn cũng sẽ biết họ đang ở mức độ nào so với tiến độ công việc cần thiết.
2. Thay đổi mục tiêu
Điều này có vẻ trái ngược với quan điểm trên. Tuy nhiên, trên thực tế thì các mục tiêu được đặt ra vào tháng 12 năm nay không phải lúc nào cũng có ý nghĩa trong tháng 7 năm sau vì sẽ có nhiều thay đổi so với tình hình ban đầu. Công ty tái cơ cấu, khách hàng cũ rời đi, có thêm khách hàng mới. Bên cạnh đó, cũng có thể có nhiều nhân viên nghỉ việc và thay thế bằng những người mới. Các dự án cũ bị hủy bỏ và các dự án mới được thêm vào… Nói cách khác, đừng ngần ngại thay đổi kế hoạch ban đầu để phù hợp với tình hình công ty hiện tại.
Khi bạn họp riêng với các nhân viên, nếu nhìn lại các mục tiêu và thấy một mục tiêu nào đó trong số đó không còn phù hợp với tình hình công việc hiện tại nữa, hãy điều chỉnh ngay. Sau đó đừng quên thêm vào danh sách một mục tiêu mới thích hợp hơn
3. Đề nghị về sự trợ giúp mà nhân viên của bạn muốn được hỗ trợ
Một cuộc họp riêng là thời điểm lý tưởng để bạn hỏi nhân viên về những gì họ cần được giúp đỡ. Một dự án phức tạp có thể cần nhiều nhân lực hơn hoặc nhân viên của bạn có thể đang phải làm việc với một khách hàng khó tính bậc nhất.Cũng có thể họ đang có vấn đề sức khỏe và cần thời gian cho các cuộc hẹn với bác sĩ…Đừng nhìn nhận yêu cầu trợ giúp của nhân viên như một dấu hiệu cho thấy họ không có khả năng giải quyết công việc. Bạn nên tạo một môi trường cởi mở, chủ động hỗ trợ thay vì chờ đợi đến khi nhân viên của bạn phạm phải một sai lầm nghiêm trọng để rồi bạn phải dành cả thời gian cuối tuần để khắc phục hậu quả.
4. Kế hoạch sự nghiệp cho nhân viên
Trong khi bạn chủ yếu tập trung vào chuyện hoàn thành các nhiệm vụ và mục tiêu đề ra của công ty thì nhân viên của bạn cần phải quan tâm đến lộ trình sự nghiệp sau này của họ. Kế hoạch nghề nghiệp của nhân viên là một phần bạn cần lưu tâm trong các cuộc họp. Bạn cần nắm rõ điều này để đảm bảo lợi ích cho công ty cũng như lợi ích cho nhân viên của bạn. Là nhà quản lý, bạn cần biết nhân viên mình muốn phát triển lộ trình nghề nghiệp như thế nào và từ đó thể hiện mong muốn giúp đỡ họ. Bởi vì điều tốt nhất bạn có thể làm cho công ty của mình là giúp công ty giữ chân những nhân viên giỏi nhất. Đó là lý do tại sao bạn phải đảm bảo được sự phát triển nghề nghiệp của nhân viên nếu gắn bó lâu dài với tổ chức vì rất ít người muốn ở cùng một vị trí công việc mãi mãi. Vì vậy, hãy trao đổi với nhân viên của bạn về những gì họ cần làm được để có cơ hội thăng tiến và hỏi xem nhân viên đó có mong muốn chuyển sang bộ phận khác trong công ty hay không.
5. Khen ngợi nhân viên
Ai cũng muốn được khen ngợi khi họ đạt được thành tích trong công việc. Hãy đảm bảo rằng bạn khen ngợi đúng người đúng việc. Bạn có thể cho lời khen về bài thuyết trình ấn tượng mà nhân viên ấy đã trình bày trước các khách hàng lớn của công ty vào hôm trước hoặc khen ngợi cách mà họ đã xử lý khéo léo những đòi hỏi khắt khe từ khách hàng. Điều này sẽ động viên tinh thần nhân viên rất nhiều.
6. Sửa lỗi sai cho nhân viên
Song song với việc khen ngợi, bạn cần giúp nhân viên sửa chữa lỗi sai của họ. Hầu hết các phê bình về khuyết điểm của nhân viên sẽ hiệu quả hơn khi được đưa ra trong thời điểm thích hợp. Trừ khi có một tình huống khẩn cấp cần họp gấp trước toàn thể nhân viên, tốt hơn hết bạn nên đưa ra những lời phê bình, góp ý cho nhân viên một cách riêng tư. Việc phê bình vẫn tốt hơn là đưa ra hình phạt. Ban đầu bạn cần nhắc nhở trước, tuy nhiên, nếu nhân viên của bạn cứ lặp đi lặp lại một lỗi sai thì bạn cần phải có hình phạt rõ ràng.
Những cuộc họp riêng thường xuyên giúp bạn nắm rõ tình hình các nhân viên của mình và có thể đưa ra biện pháp ngăn chặn và khắc phục ngay từ đầu những điểm nhân viên của bạn làm chưa tốt.
7. Giao nhiệm vụ mới cho nhân viên
Dù bạn không cần chờ đợi một cuộc họp riêng để giao nhiệm vụ hoặc đặt ra mục tiêu mới cho nhân viên của mình, nhưng đây sẽ là cơ hội tốt nhất để bạn thảo luận chi tiết về một dự án mới với nhân viên. Bạn có thời gian để trình bày toàn bộ dự án cũng như cho họ cơ hỏi đặt câu hỏi để nhân viên ấy nắm thật rõ nhiệm vụ cần làm của mình.
Nhân viên của bạn cũng có thể đưa ra những ý tưởng sáng tạo cho dự án mới. Họ cũng cần hiểu về quyền hạn và sự chủ động mà mình có thể thực hiện trong quá trình hoàn tất nhiệm vụ này. Sau đó, bạn và nhân viên cần thống nhất với nhau về các mốc thời gian hoàn tất các đầu việc để đảm bảo đúng tiến trình hoàn
thành dự án. Một khi bạn đã tạo được thói quen họp riêng thường xuyên với nhân viên của mình, bạn sẽ thấy rằng mọi tiến trình công việc được thực hiện trơn tru hơn. Nhân viên của bạn sẽ biết rõ họ cần làm gì và ngược lại. Từ đó, hiệu suất làm việc chung của cả công ty sẽ được cải thiện.
https://viectotnhat.com