Bất kỳ nhà quản lý lâu năm nào cũng phải đối mặt với một trong những nhiệm vụ khó khăn nhất là sa thải nhân viên. Các nhà quản lý giàu kinh nghiệm vẫn thỉnh thoảng mắc lỗi tuyển sai người, ngay cả sau khi trải qua quá trình tuyển dụng cẩn thận và kỹ lưỡng. Việc khắc phục điều này rất phức tạp và tốn nhiều thời gian.
Biết lý do thật sự tại sao khiến nhân viên thể hiện kém đi là mấu chốt rất quan trọng để giải quyết vấn đề. Thỉnh thoảng, họ không cố ý phạm sai lầm. Đôi khi, cuộc sống cá nhân của họ gặp biến cố và khiến họ từ một nhân viên tốt trở thành một nhân viên làm việc kém hiệu quả. Nhân viên kém không phải lúc nào cũng là người xấu. Các nhà quản lý thiếu kinh nghiệm có thể nhanh chóng kết luận rằng một nhân viên tồi cũng là một người xấu nên chỉ có thể chọn cách sa thải người đó. Họ có thể đuổi việc một nhân viên mà không trải qua quá trình đánh giá kỹ lưỡng và không nghĩ đến hậu quả sau đó.
Điều gì tạo nên một nhân viên tồi?
Theo AchieveGlobal, nguyên tắc hữu ích để quản trị nhân sự là tập trung vào tình huống, vấn đề hoặc hành vi, chứ không phải vào con người. Từ nguyên tắc này, các nhà quản lý có thể giải quyết vấn đề và có được kết quả tốt hơn chỉ bằng cách tập trung vào hai tiêu chuẩn khách quan: hành vi ứng xử và hiệu suất công việc.
Tiêu chuẩn cho hành vi ứng xử có thể hiểu là nhân viên tồi sẽ ứng xử kém tại nơi làm việc trong các mối quan hệ, thời gian đi làm, việc tuân thủ chính sách nhân sự… Tiêu chuẩn cho hiệu suất công việc là khi họ không đạt được các mục tiêu và nhiệm vụ đã được cấp trên truyền đạt rõ ràng.
Hệ quả tiêu cực của việc sa thải nhân viên
Sa thải một nhân viên tồi có thể kết thúc những hậu quả tiêu cực từ việc tuyển sai người nhưng nó cũng mang đến những hệ lụy mới.
Đầu tiên là bạn đã tiêu tốn nhiều thời gian, công sức cho việc tuyển dụng và đào tạo một nhân viên không phù hợp. Sau khi đuổi việc họ, quan trọng và cấp bách hơn hết là phải nhanh chóng tìm nhân viên mới thay thế, bắt đầu lại từ đầu với việc sàng lọc hồ sơ, tổ chức các vòng đánh giá, kiểm tra, đào tạo…
Nếu bạn không xử lý tình huống sa thải nhân viên một cách hợp tình hợp lý, các nhân viên khác sẽ bắt đầu lo lắng về công việc của chính họ. Những nhân viên khác có thể xuống tinh thần nếu họ có mối quan hệ thân thiết với người bị sa thải. Đặc biệt, đây là nguồn cơn xuất hiện những bất mãn, đàm tiếu và bình luận không hay trong môi trường làm việc. Hậu quả là làm suy giảm hiệu quả công việc chung của toàn bộ công ty.
Quy trình sa thải nhân viên hợp lýSa thải nhân viên nên là lựa chọn sau cùng nếu bạn không còn cách nào khác để cải thiện tình hình. Bạn có thể tham khảo các bước sau đây trong quá trình cân nhắc việc sa thải một nhân viên.
1. Hẹn riêng nhân viên để có một cuộc nói chuyện riêng tư, tôn trọng để hiểu hơn về vấn đề nhân viên đó đang gặp phải. Bạn cần tập trung vào tình huống, vấn đề chứ không phải chính người đó. Hãy học cách quản lý cảm xúc của mình.
2. Nếu tình hình không cải thiện, hãy hẹn nhân viên tới một cuộc nói chuyện riêng thứ hai và nhắc nhở khéo léo về cuộc trò chuyện trước đó để họ ý thức hơn về mức độ quan trọng của vấn đề. Không sử dụng những từ ngữ đe dọa, gây áp lực mà nên thể hiện sự quan tâm chân thành và hỏi xem họ cần bạn hỗ trợ điều gì.
3. Nếu cần thiết, bạn có thể tổ chức một cuộc họp riêng thứ ba. Nhưng lần này, bạn nên mời thêm một người quản lý khác tham gia để tăng mức độ quan trọng của cuộc họp và có thêm một nhân chứng. Sau khi trao đổi, hãy nói với nhân viên rằng nếu lần sau vấn đề không có sự cải thiện thì buộc bạn phải đưa ra một cảnh báo chính thức bằng văn bản để nhân viên này ý thức được tính nghiêm trọng của vấn đề.
4. Cuộc họp thứ tư là lúc bạn đưa ra cảnh báo chính thức đầu tiên. Bạn phải cho nhân viên ấy hiểu rằng nếu có lần tiếp theo, cuộc họp đó sẽ nghiêm trọng hơn và họ đang trên bờ vực bị đuổi việc nếu không cải thiện tình hình.
5. Cuộc họp cuối cùng sẽ đưa ra một thông báo chính thức rằng nhân viên phải đối mặt với việc chấm dứt hợp đồng trong vòng X ngày tiếp theo (thường là 30) nếu nhân viên này không khắc phục các vấn đề về hành vi ứng xử hoặc hiệu suất làm việc của họ.
Một số quản lý có thể muốn sử dụng quy trình đơn giản hơn năm bước trên. Nhưng sử dụng quy trình này sẽ có hai điểm thuận lợi cho bạn trong quản lý nhân sự. Thứ nhất là tạo điều kiện về thời gian để nhân viên có thể sửa chữa sai lầm của họ. Thứ hai là trường hợp nhân viên tự xin nghỉ việc mà không đợi đến lúc bị sa thải. Điều này sẽ giúp tiết kiệm thời gian và chi phí cho cả bạn và công ty.
Những lý do để không sa thải nhân viên
Một nhà quản lý giỏi sẽ tìm hiểu nguyên nhân gốc rễ của việc một nhân viên ứng xử kém và làm việc không hiệu quả. Bất kỳ nhà quản lý có lương tâm nào cũng sẽ cố gắng tránh sa thải nhân viên khi hiểu được nguyên nhân là người đó đang chịu một mất mát quá lớn nào đó.
Chính trực là một đức tính quan trọng của người lãnh đạo. Đặc biệt, chính trực trong công việc bao gồm sự tôn trọng, lòng trắc ẩn, trung thực và trung thành. Các nhà quản lý có lương tâm giải quyết các vấn đề gặp phải bằng sự chính trực của mình.
Có thể, tại một thời điểm nào đó, nhân viên của bạn làm việc không tốt. Nhưng không có nghĩa là cách đây vài tháng họ như thế hoặc họ vẫn sẽ không khá lên trong tương lai. Lòng trắc ẩn cùng với sự kiên nhẫn có thể khiến cả người quản lý và nhân viên vượt qua được những khoảng thời gian khó khăn. Nếu nhân viên hiểu được những gì đang xảy ra, hiểu rằng quản lý đã vì họ ra sao, mọi việc có thể sẽ kết thúc bằng việc cả hai bên thêm trân trọng lẫn nhau.
Mặc dù bạn có thể không phải là một người quản lý hoàn hảo, nhưng khi bạn biết bản thân đã dành ra 100% để giúp đỡ nhân viên và làm điều đúng đắn cho cả họ và công ty, bạn vẫn có thể tự hào về chính bản thân mình.