Tác giả: Phạm Thị Thu Hà
Đơn vị: Khoa Tin học - Ngoại Ngữ
Mail: thuha@hict.edu.vn
1. Đặt vấn đề
Hiện nay, việc khai thác tài liệu nội sinh tại các thư viện, đặc biệt là tại các thư viện trường đại học, cao đẳng được quan tâm và triển khai hết sức mạnh mẽ. Nguồn tài liệu nội sinh (NTLNS) là một trong những nguồn tài liệu dùng để nghiên cứu, học tập và tham khảo phổ biến trong mỗi trường đại học, cao đẳng và đang dần khẳng định vị thế là một nguồn tài nguyên thông tin quan trọng, đặc biệt cần thiết cho những người làm công tác giảng dạy, học tập, nghiên cứu tại trường. Bởi nó là sản phẩm của hoạt động nghiên cứu, đào tạo, tích hợp khối kiến thức vừa tổng quan vừa chuyên sâu về mỗi ngành đào tạo tại nhà trường. Với ý nghĩa đặc biệt đó công tác tổ chức và khai thác nguồn tài liệu nội sinh luôn là sự quan tâm của Ban giám hiệu nhà trường nói chung và của trung tâm thông tin thư viện nói riêng nhằm đáp ứng nhu cầu thông tin ngày càng tốt hơn tới bạn đọc.
2. Vai trò của tổ chức và khai thác nguồn tài liệu nội sinh tại trường Đại học Công nghiệp Dệt may Hà Nội
2.1. Đối với cán bộ, giảng viên, người nghiên cứu
Đối với cán bộ, giảng viên, người nghiên cứu, NTLNS ngày càng khẳng định vị thế là một nguồn thông tin quan trọng, đặc biệt cần thiết cho những người làm công tác giảng dạy và nghiên cứu khoa học. Bên cạnh việc được chia sẻ, cập nhật các kiến thức chuyên ngành, giảng viên, nghiên cứu viên khi tra cứu tài liệu nội sinh sẽ tránh được việc trùng lặp đề tài nghiên cứu, giúp khắc phục việc lãng phí thời gian và công sức nghiên cứu.
2.2. Đối với sinh viên, học viên
NTLNS là nguồn tài liệu chính, quan trọng giúp học viên, sinh viên khai thác trong quá trình học tập và nghiên cứu tại trường.
3. Thực trạng công tác tổ chức, khai thác nguồn tài liệu nội sinh tại Trung tâm thông tin thư viện (TTTTTV) trường Đại học Công nghiệp Dệt May Hà Nội.
3.1. Thực trạng thu thập tài liệu nội sinh
Trải qua 55 năm xây dựng và phát triển hiện nay nhà trường đã đào tạo được các trình độ cao đẳng, đại học với 08 chuyên ngành như Kế toán; Công nghệ may; Công nghệ Sợi Dệt; Marketing thời trang; Công nghệ kỹ thuật điện, điện tử; Công nghệ kỹ thuật cơ khí; Quản lý Công nghiệp; Thiết kế thời trang và các hệ đào tạo khác.
Để thực hiện nhiệm vụ và chức năng của mình, hàng năm Thư viện đã tiếp nhận và bổ sung nhiều nguồn thông tin cho TTTTTV, trong đó có nguồn thông tin quan trọng đó là nguồn tài liệu nội sinh. nguồn tài liệu nội sinh này là sản phẩm của quá trình học tập, nghiên cứu đào tạo của giảng viên, sinh viên nhà trường bao gồm: Giáo trình; tài liệu học tập; Khóa luận tốt nghiệp, Báo cáo thực tập tốt nghiệp, Luận văn. Hiện nay số lượng tài liệu nội sinh đã thu thập được như sau
Bảng số liệu tài liệu nội sinh thu thập từ năm 2019 đến 2022
|
TT |
Tên tài liệu thu thập |
SL đầu sách 2019-2020 |
SL đầu sách 2020-2021 |
SL đầu sách 2021-2022 |
|
1 |
Giáo trình |
6 |
4 |
4 |
|
2 |
Khóa luận tốt nghiệp |
139 |
167 |
185 |
|
3 |
Báo cáo thực tập |
96 |
145 |
163 |
|
4 |
Đề tài nghiên cứu khoa học các cấp |
22 |
22 |
33 |
|
5 |
Các bài báo khoa học đăng trong và ngoài nước |
35 |
37 |
31 |
|
|
Tổng: |
298 |
375 |
416 |
3.2. Công tác tổ chức nguồn tài liệu nội sinh tại thư viện
Mỗi loại hình kho tài liệu đều phải phù hợp với đặc điểm vốn tài liệu và đặc điểm nhu cầu tin của bạn đọc và mỗi thư viện khác nhau thì vấn đề tổ chức kho tài liệu cũng khác nhau.
Sắp xếp tài liệu nội sinh
Tài liệu nội sinh tại thư viện được sắp xếp ở cả kho đóng và phòng đọc mở, để tạo thuận tiện cho bạn đọc tra cứu và tìm kiếm, đọc tại chỗ và mượn về nhà. Tài liệu được sắp xếp trên giá bởi ký hiệu xếp giá, ký hiệu xếp giá được cán bộ thư viện và bạn đọc sử dụng để chỉ vị trí của tài liệu trên giá sách. Ký hiệu xếp giá của tài liệu nội sinh bao gồm: Số giá phân loại tài liệu, số đăng kí cá biệt, số thứ tự, số ô tài liệu.
Bảo quản tài liệu nội sinh
Thư viện sẽ khảo sát nhu cầu dùng tin của bạn đọc, về tần suất sử dụng tài liệu và ý thức giữ gìn, bảo quản tài liệu của bạn đọc. Qua đó xác định được những loại hình tài liệu được bạn đọc sử dụng với tần suất cao để đưa vào danh sách tài liệu cần được bảo quản, cũng như đưa ra các quy định đối với bảo quản tài liệu trong nội quy và các chương trình đào tạo bạn đọc.
Một số loại tài liệu nội sinh là loại tài liệu độc bản và nguồn tin có chất lượng như: Luận văn, khóa luận, đề tài nghiên cứu khoa học,… có tần suất sử dụng lớn nên bạn đọc không được mượn loại tài liệu này về nhà mà chỉ được đọc tại chỗ để tránh bạn đọc sử dụng quá lâu tài liệu, khiến bạn đọc khác không tiếp cận được với tài liệu, tránh các tác nhân gây hư hỏng tài liệu khi tài liệu không được trong điều kiện bảo quản tốt như ở kho tài liệu của thư viện và để tránh mất tài liệu.
Hàng tuần cán bộ thư viện đều sắp xếp thời gian để tiến hành sắp xếp lại tài liệu nội sinh trên giá và vệ sinh như hút bụi, lau khô các giá tài liệu và tổng vệ sinh toàn kho. Chính vì vậy kho tài liệu nội sinh cũng như các kho tài liệu khác của thư viện luôn sạch sẽ, không có dấu hiệu ẩm mốc, mối mọt, hay các tác nhân khác từ môi trường. Bên cạnh các công tác trên thư viện còn thường xuyên làm công tác tu sửa, sao chép lại những tài liệu nội sinh bị hư hỏng.
3.3. Công tác phổ biến nguồn tài liệu nội sinh tại Trung tâm thông tin thư viện
Hiện nay để phổ biến NTLNS, Thư viện đã tiến hành biên soạn các thư mục giới thiệu sách mới, xây dựng hệ thống tra cứu mục lục truyền thống, giới thiệu sách mới trên trang web, trên mạng xã hội thư viện, trên bảng tin thư viện và tại phòng đọc mở thư viện.
3.4. Công tác khai thác nguồn tài liệu nội sinh tại Trung tâm thông tin thư viện
Để khai thác NTLNS một cách có hiệu quả thì việc xây dựng một chính sách khai thác hợp lý là điều rất cần thiết. Từ thực tiễn hoạt động thư viện, kết hợp với chỉ đạo của Ban Giám hiệu nhà trường, thư viện đã xây dựng cho mình một chính sách khai thác thông tin mềm dẻo, hợp lý, phù hợp với tình hình thực tế của Nhà trường giúp bạn đọc có thể khai thác tối đa NTLNS của thư viện. Chính sách khai thác được quy định cụ thể như sau:
Đối tượng phục vụ: Cán bộ, giảng viên, sinh viên các hệ đào tạo đang học tập, công tác tại trường.
Thời gian phục vụ: Trong giờ hành chính các ngày từ thứ 2 đến thứ 6. Sáng từ 7h30 - 12h; Chiều từ 13h30 -17h00.
Ngoài giờ hành chính (thư viện điện tử khu B): Ca tối từ thứ 2 đến thứ 6: Từ 17h -21h00. Thứ 7 từ 7h30 – 17h.
Hình thức khai thác
Đối với tài liệu nội sinh là luận văn, khóa luận tốt nghiệp, báo cáo thực tập, đề tài nghiên cứu khoa học, luận văn, bạn đọc không được mượn về nhà mà sử dụng tại chỗ thông qua phòng đọc tự chọn. Với mỗi lần đọc bạn đọc chỉ được lấy 2 tài liệu về chỗ sử dụng, đọc xong sẽ xếp tài liệu lại đúng vị trí ban đầu hoặc để tại bàn để tài liệu theo quy định sau đó lấy tài liệu khác để đọc.
Đối với tài liệu nội sinh là giáo trình: bạn đọc được mượn về nhà, mỗi lần mượn được 2 tài liệu/ lần mượn, trong thời gian 05 ngày.
Vào đầu mỗi năm học, những sinh viên mới đều được tham dự lớp tập huấn sử dụng thư viện để biết cách tổ chức các kho tài liệu của thư viện, cách tra cứu tài liệu, nội quy của thư viện, các sử dụng thư viện. Sau khi bạn đọc đăng ký làm thẻ và được cấp thẻ thư viện sẽ được sử dụng các sản phẩm và dịch vụ của thư viện.
Khai thác thông qua các phòng phục vụ
- Tại phòng đọc tự chọn: được tổ chức theo hình thức kho mở, khi sử dụng phòng đọc này bạn đọc dễ dàng tìm kiếm thông tin theo lĩnh vực mà mình nghiên cứu. Được sử dụng trực tiếp kho này lên bạn đọc có thể xem lướt nội dung tài liệu hoặc có thể xem các tài liệu bên cạnh có nội dung gần giống với tài liệu mình đang tìm kiếm. Rất thuận tiện cho bạn đọc trong việc học tập và nghiên cứu ở lĩnh vực rộng. Bạn đọc và cán bộ thư viện cũng bớt được khâu làm thủ tục mượn trả.
- Tại phòng mượn: Tài liệu được tổ chức theo hình thức kho đóng, tài liệu được sắp xếp theo môn loại, đăng ký cá biệt, số thứ tự xếp giá. Bạn đọc khi có nhu cầu mượn về nhà cần xuất trình thẻ thư viện, sau đó làm thủ tục mượn về theo quy định của thư viện.
Mặc dù tổ chức kho mở có nhiều thuận lợi cho bạn đọc, nhưng cũng không thể phủ nhận lợi ích của tổ chức kho đóng như: Tiết kiệm diện tích kho; giá, tài liệu được bảo quản tốt tránh được tình trạng mất, hỏng khi bạn đọc lựa chọn tài liệu, cán bộ thư viện lấy sách cho bạn đọc nhanh vì quen thuộc với kho tài liệu
- Tại phòng thư viện điện tử: Tại phòng này bạn đọc dùng để tra cứu các loại hình tài liệu và truy cập tài liệu nội sinh dạng số thông qua tài khoản mà thư viện cung cấp khi bạn đọc làm thẻ vào đầu năm học.
4. Thuận lợi và khó khăn việc tổ chức, khai thác nguồn tài liệu nội sinh tại Trung tâm thư viện
Thuận lợi
- Được sự quan tâm và ủng hộ của Ban giám hiệu cũng như tập thể cán bộ, giảng viên các khoa, trung tâm trong nhà trường.
- Thư viện có đội ngũ cán bộ thư viện yêu nghề và có tinh thần trách nhiệm cao, luôn có ý thức học hỏi và trau rồi kiến thức;
- Cơ sở vật chất, hạ tầng công nghệ thông tin ngày càng được chú trọng, quan tâm đầu tư;
- Công tác thu thập NTLNS cũng bước đầu đi vào nề nếp; Các hoạt động xử lý, tổ chức, bảo quản NTLNS dần chuyên nghiệp hơn; Công tác phổ biến, khai thác NTLNS đã thu được kết quả ban đầu.
- Đã ban hành được văn bản quy định việc nộp lưu chiểu tài liệu nội sinh cho thư viện;
- Các tác giả đã chủ động trong việc giao nộp tài liệu nội sinh cho thư viện
- Có nhiều cơ hội để tham quan, trao đổi kinh nghiệm, học tập bồi dưỡng để phát triển NTLNS từ Liên Chi hội Thư viện Đại học khu vực Phía Bắc và các thư viện khác
Khó khăn:
- Phần mềm được áp dụng để biên mục tài liệu là phần mềm Exel, chưa là phần mềm chuyên dụng dành cho thư viện
- Cơ sở vật chất, trang thiết bị và hạ tầng của Thư viện đã được đầu tư nhưng chưa đồng bộ, có phần lạc hậu với giới trẻ ngày nay, chưa tạo được sự hưng phấn và thu hút bạn đọc lên thư viện;
- Công tác tuyên truyền, quảng bá NTLNS còn đơn giản;
- Hiện trạng số lượng NTLNS chưa được số hóa toàn bộ tại thư viện, các dịch vụ thư viện cung cấp cho bạn đọc chưa được đầy đủ (máy phô tô tài liệu)
- Do tính chất không công bố và sự đa dạng của các hoạt động, tạo lập tài liệu nội sinh nên cán bộ thư viện chưa có đầy đủ và kịp thời những thông tin về kế hoạch nghiên cứu khoa học của các Khoa/Bộ môn trong trường và không thể biết hết các nguồn để thu thập đầy đủ.
- Thiếu các tài liệu nội sinh bằng tiếng nước ngoài để phục vụ cho hoạt động nghiên cứu, viết bài cho các tạp chí quốc tế của đội ngũ cán bộ, giảng viên.
Số lượng tài liệu nội sinh dạng số của thư viện còn ít hơn nhiều so với số lượng dạng giấy
Chưa có hoạt động chia sẻ NTLNS
Chưa áp dụng được chuẩn nghiệp vụ (MARC21, AACR2, DDC) vào nghiệp vụ thư viện. Vẫn dùng quy tắc biên mục riêng và phân loại riêng của thư viện.
5. Các giải pháp nâng cao hiệu quả tổ chức khai thác tài liệu nội sinh tại Trung tâm thông tin thư viện trường Đại học Công nghiệp Dệt may Hà Nội
5.1. Giải pháp về tổ chức quản lý
Tăng cường đầu tư trang thiết bị hiện đại
Máy chủ CSDL: Lưu trữ các dữ liệu đề tài nghiên cứu khoa học, luận văn, khóa luận, giáo trình, tài liệu tham khảo…
Máy chủ ứng dụng: Máy chủ dùng cài đặt ứng dụng phân quyền, xác thực, các phần mềm quản trị bảo mật chung cho cả hệ thống lưu trữ thông tin thu được trong quá trình quản trị hệ thống, cài đặt các dịch vụ mạng.
Máy Scan tài liệu, máy phô tô tài liệu
Nâng cao trình độ cán bộ thư viện
Cán bộ thư viện là linh hồn của thư viện. Vì vậy việc tổ chức, xây dựng và phát triển của một thư viện có đúng hướng và phát huy hiệu quả tích cực hay không đều tùy thuộc vào người cán bộ thư viện. Do đó đào tạo cán bộ thư viện hàng năm là một việc làm có ý nghĩa với sự phát triển của Trung tâm thông tin thư viện. Cán bộ thư viện không chỉ là người trực tiếp làm việc với NTLNS mà còn là người trực tiếp hướng dẫn bạn đọc tìm kiếm, sử dụng NTLNS hiệu quả nhất. Nâng cao về trình độ kiến thức tin học để cập nhật được hết các tính năng của phần mềm thư viện cũng như các ứng dụng khác của thời đại công nghiệp 4.0.
Đào tạo bạn đọc
- Hướng dẫn kỹ năng đọc sách cho bạn đọc
+ Xác định được mục đích đọc “Đọc cái gì?”, “Đọc để làm gì?”: nhằm lựa chọn sách cần đọc và phương pháp đọc phù hợp.
+ Những cấp độ đọc có thể thực hiện: đọc kiểm tra, đọc lướt, đọc phân tích, đọc theo chủ đề tổng hợp...
+ Xác định các từ khoá, từ chuyên môn.
+ Tìm ý chính.
+ Xác định thông điệp của tác giả.
+ Đánh giá nội dung sau khi đọc qua quyển sách (phê bình, đồng ý).
- Hướng dẫn bạn đọc tìm thông tin thông qua tra cứu bằng máy tính, trực tiếp tại phòng tự chọn. Các công cụ tìm kiếm, cách tìm kiếm thông tin trên website.
5.2. Giải pháp về chuyên môn nghiệp vụ
Áp dụng các chuẩn nghiệp vụ tiến tiến nhất: Triển khai áp dụng chuẩn nghiệp vụ (MARC21, AACR2, DDC) vào nghiệp vụ thư viện
- Khổ mẫu MARC21: Là khổ mẫu nổi tiếng và được cộng đồng thông tin-thư viện sử dụng rộng rãi trên thế giới. Hầu hết các hệ quản trị thư viện lớn và nhỏ trên thị trường hiện nay đều sử dụng khổ mẫu MARC21 như một sự lựa chọn tối ưu nhất.
- Quy tắc biên mục Anh-Mỹ (AACR2) là bộ quy tắc nổi tiếng trên thế giới. Áp dụng quy tắc biên mục AACR2, Thư viện Việt Nam dễ dàng hội nhập, tiếp cận và trao đổi thông tin về thư mục trên Internet. Hơn thế nữa, áp dụng AACR2, chúng ta có thể kiểm soát được thư mục toàn cầu, đáp ứng tốt nhu cầu tìm tin của bạn đọc.
- Khung phân loại thập phân Dewey (DDC): Là một công trình khoa học thư viện vĩ đại của thế giới. Với những ưu điểm vượt trội so với tất cả các khung phân loại hiện nay. Khung phân loại DDC đang trở thành một khung tiêu chuẩn quốc tế để tổ chức phân loại trong các thư viện.
Tập chung số hóa nguồn tài liệu nội sinh và xây dựng thư viện số
Trước hết sẽ ưu tiên số hóa NTLNS như giáo trình, luận văn, luận án, khóa luận, báo cáo thực tập, kết quả đề tài nghiên cứu khoa học, bài báo đăng trên tạp chí khoa học chuyên ngành, kỷ yếu hội thảo....Kho tài liệu số khi được hình thành sẽ bao gồm:
- Bộ sưu tập số toàn văn giáo trình, bài giảng;
- Bộ sưu tập số toàn văn đề tài nghiên cứu khoa học, báo cáo kỷ yếu hội thảo khoa học;
- Bộ sưu tập số toàn văn luận văn thạc sỹ, luận án tiến sỹ
- Bộ sưu tập số khóa luận tốt nghiệp, Báo cáo thực tập
Đẩy mạnh ứng dụng công nghệ thông tin
Nghiên cứu, ứng dụng phần mềm quản lý thư viện sách và Thư viện số theo mã nguồn mở, để kết nối thư viện dụng chung với Liên chi hội các Thư viện của các trường đại học.
Đẩy mạnh công tác tuyên truyền, giới thiệu nguồn tài liệu nội sinh
Ngoài các cách tuyên truyền truyền thống, thư viện có thể dùng các kênh thông tin như: Facebook, Instagram, You tube, Zalo.
Kết luận
Hoạt động đào tạo và nghiên cứu khoa học của trường Đại học Công nghiệp Dệt May Hà Nội không ngừng được nâng cao cả về số lượng và chất lượng. Với vai trò là thư viện của một trường Đại học đặc thù trong ngành may mặc, hoạt động thư viện đã có đóng góp đáng kể cho sự nghiệp giáo dục và đào tạo của Nhà trường.
Việc tổ chức và khai thác nguồn tài liệu nội sinh một cách hợp lý có hiệu quả sẽ phát huy những ưu điểm của tài liệu nội sinh, trong việc nâng cao chất lượng nghiên cứu khoa học, giảng dạy, học tập của bạn đọc tại thư viện. Việc nghiên cứu thực trạng để đưa ra các giải pháp có tính khả thi, nhằm phát huy giá trị đích thực của nguồn lực thông tin nói chung và nguồn tài liệu nội sinh nói riêng phải được thực hiện thường xuyên vì hiệu quả hoạt động của thư viện trước hết phụ thuộc vào chất lượng và sự đầy đủ thông tin.
Nhìn chung công tác tổ chức và khai thác NTLNS của thư viện đã thu được những kết quả nhất định. Tuy nhiên để đáp ứng yêu cầu của công cuộc đổi mới giáo dục được đặt ra trong giai đoạn hiện nay cũng như tác động của cuộc cách mạng 4.0 thì công tác tổ chức và khai thác NTLNS cần phải hoàn thiện hơn nữa.
Tài liệu tham khảo:
1. Đặng Thị Thu Hiền (2017) “Khai thác nguồn tài liệu nội sinh trong các thư viện trường đại học cao đẳng hiện nay”, Tạp chí giáo dục, tháng 11/2017;
2.https://xemtailieu.net/tai-lieu/to-chuc-va-khai-thac-nguon-tai-lieu-noi-sinh-tai-trung-tam-luu-tru-va-thu-vien-dai-hoc-phong-chay-chua-chay-2280399.html
3. Áp dụng các chuẩn nghiệp vụ quốc tế ở Việt nam, Phạm Thế Khang
https://nlv.gov.vn/nghiep-vu-thu-vien/ap-dung-cac-chuan-nghiep-vu-quoc-te-o-viet-nam.html